【社労士が教える】パワハラ防止法 中小企業が具体的に行うべきこととは

通称パワハラ防止法(労働施策総合推進法)により、大企業は2020年6月1日、中小企業は2022年4月1日から、パワハラ防止のための措置が義務化されました。とはいえ、対策を進める企業からは、パワハラ防止法の中身を見ても、具体的に何をしなければいいかよくわからないという声も多く聞かれます。今回は、そのような方々に向けて、中小企業が具体的に行うべきことをお伝えします。

パワハラ防止法の内容

パワハラ防止措置の具体的な内容は、指針(事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針)に記載されています。

(1) 事業主の方針の明確化及び周知・啓発
① 職場におけるパワーハラスメントの内容及び職場におけるパワーハラスメントを行ってはならない旨の方針を明確化し、管理監督者を含む労働者に周知・啓発すること
② 職場におけるパワーハラスメントに係る言動を行った者については、厳正に対処する旨の方針及び対処の内容を就業規則その他の職場における服務規律等を定めた文書に規定し、管理監督者を含む労働者に周知・啓発すること
(2) 相談(苦情を含む)に応じ、適切に対応するために必要な体制の整備
① 相談への対応のための窓口をあらかじめ定め、労働者に周知すること
② 相談窓口の担当者が、相談に対し、その内容や状況に応じ適切に対応できるようにすること。また、相談者の心身の状況や、当該言動が行われた際の受け止めなどその認識にも配慮しながら、パワーハラスメントが現実に生じている場合だけでなく、その発生のおそれがある場合や、該当するか否か微妙な場合であっても広く相談に対応し、適切な対応を行うようにすること
(3) 職場におけるパワーハラスメントに係る事後の迅速かつ適切な対応
① 事案に係る事実関係を迅速かつ正確に確認すること
② 職場におけるパワーハラスメントが生じた事実が確認できた場合においては、速やかに被害を受けた労働者に対する配慮のための措置を適正に行うこと
③ 職場におけるパワーハラスメントが生じた事実が確認できた場合においては、行為者に対する措置を適正に行うこと
④ 改めて職場におけるパワーハラスメントに関する方針を周知・啓発する等の再発防止に向けた措置を講ずること
(4) 併せて講ずべき措置
① 相談への対応又は当該パワーハラスメントに係る事後の対応に当たっては、相談者・行為者等のプライバシーを保護するために必要な措置を講ずると共に、その旨を労働者に対して周知すること
② 労働者が職場におけるパワーハラスメントに関し相談をしたこと若しくは事実関係の確認等の事業主の雇用管理上講ずべき措置に協力したこと、都道府県労働局に対して相談、紛争解決の援助の求め若しくは調停の申請を行ったこと又は調停の出頭の求めに応じたことを理由として、解雇その他不利益な取扱いをされない旨を定め、労働者に周知・啓発すること

とはいえ、これだけではまだ具体的なことは分かりにくいかと思いますので、次項から、中小企業の人事総務等ハラスメント担当部署の皆様が、防止措置を進めるにあたり、具体的に行うべきこと、気をつけるべきことをお伝えします。

パワハラ防止措置義務化で中小企業が具体的に行うべきこと

事業主の方針の明確化及びその周知啓発

会社として、パワハラを行ってはならない旨を従業員に伝えましょう。「パワハラを行ってはならない」とだけ伝えても、従業員がどのようなことがパワハラか認識できなければ、なかなかパワハラはなくなりません。どのようなことがパワハラになるのか、また、パワハラの行為者には厳正に対処することもしっかりと伝えましょう。

就業規則等に盛り込む際に絶対に外してはいけないポイント

周知啓発に当たっては、就業規則類にパワハラ防止のための内容を盛り込みます。その際に絶対に外してはいけないポイントがあります。それは、懲戒規定と連動させることです。事案発生時、事実関係の調査でハラスメント行為が認められれば、行為者に対して適正な措置が必要です。行為の軽重によっては、処分も必要になってくるでしょう。ですが、大前提として、懲戒には、「客観的合理的で社会通念上相当」であることが必要です。客観的合理的で社会通念上相当と認められない場合には、会社が人事権を乱用したとして、その懲戒は無効になってしまいます。逆に行為者から懲戒が厳しすぎると訴えられ、会社が損害賠償を負うことにもなりかねません。そうならないためにも、まず大前提として、懲戒規定に該当する定めがあることが必要です。どのような場合にどの程度の処分になるのか、数回にわたり懲戒を受けたにもかかわらず改善の見込みがない場合はどうなるのかは、懲戒規定にも盛り込みましょう。

就業規則等に盛り込むだけでは周知啓発にならない

規程の改定は行っても、その内容を従業員が知らないのでは「周知啓発」になりません。規定に盛り込んで社内のイントラネットに掲示して終わり、とならないよう注意しましょう。社内に周知啓発する方法はたくさんあります。社内報で、朝礼で、研修で、と様々な手段を使って、「うちの会社はパワハラをしない・させない・許さない」ことを従業員に浸透させましょう。当然ですが、1回周知啓発を行っただけでは効果はありません。担当部署が定期的にパワハラ防止について発信していくことが大事です。研修も、パワハラ防止措置義務化に当たって、その時在席している従業員に向けて1回形式的に行っただけでは足りません。研修することが目的ではなく、研修によって、その後も入社してくる従業員皆が「パワハラをはじめとしたハラスメントはダメなんだ」としっかり認識できることが重要です。新入社員に対してはハラスメント研修を行っていたものの、行為者である中途社員には研修を行っていなかったため、会社の指導・教育の義務を一部懈怠していたと、会社の損害賠償が認められた裁判例もあります。

相談に応じ、適切に対処するために必要な体制の整備

相談窓口の設置は義務と考えましょう。社内、社外、社内と社外両方と、設置の仕方は様々ありますが、何かしら、従業員がハラスメントや社内の困り事について相談できる窓口を設置し、従業員に周知することが重要です。

また、相談窓口はあくまでも一次的なものなので、事案が発生した際は、状況に応じて、ハラスメント委員会や産業医等と連携できる体制もあらかじめ決めておくことが重要です。

その上で、個人的には、パワハラ防止措置の中でもこの相談窓口の働きが、成否を分けると考えています。そもそも、社内でハラスメントが起こっても、それが相談窓口など会社側に報告されなければ、会社は問題を把握することができません。会社があずかり知らないところで問題が大きくなり、ある日突然、休職や退職となって、表れてきます。

ハラスメント相談が実際に窓口に上がってくるかがポイント

令和2年度 厚生労働省委託事業 職場のハラスメントに関する実態調査では、パワハラを受けた後の行動として、「何もしなかった」割合が35.9%となっています。

なぜハラスメントを受けても相談しなかったかを見ていくと、

・何をしても解決にならないと思ったから

・職務上不利益が生じると思ったから

・職場内で公になることが懸念されたから

・相談しにくい雰囲気があったから

・相談できる窓口や担当部署がなかったから

・相談できる窓口や担当部署が分からなかったから

・取り扱う窓口や担当部署の問題解決能力に疑問があったから

・取り扱う窓口や担当部署が公正に取り扱うと思えなかったから

など、窓口をそもそも知らないのはもちろん、会社や窓口に対して、秘密は守れるのか、公正に対応してくれるのか等、疑義を感じる気持ちがあることが見て取れます。

ですが、相談が上がってこなければ、問題が顕在化せず、くすぶり続け、被害者は能力低下やメンタル不調、休職や退職に繋がっていくでしょう。パワハラが起こっているような心理的安全性の低い職場では、変に動いて自分もパワハラの標的になりたくない、言われたことだけやっておくのが一番という気にもなり、職場全体の士気が下がります。休職や退職により残された従業員の負荷が増えることも予想され、職場の雰囲気は悪くなり、生産性も落ちる事でしょう。そのようなギスギスした職場では、さらに新たなハラスメントが発生し、でも相談されないので更に悪循環と、負のスパイラルに入ってしまいます。

そうならないためには、従業員から信頼される会社、相談窓口となり、何か問題が起こった際に早めに相談してもらえるかが重要です。

 ハラスメント相談窓口担当者の教育が必須

ですが、企業のお話を伺っていると、ハラスメント相談窓口担当者の選任及び教育が非常に軽く見られていると感じます。とりあえず手が空いていそうなスタッフを任命した、その後の教育は特にしていない、ということはないでしょうか。

相談窓口には、ハラスメントの基本的な知識はもちろん、共感を持って話を聞く傾聴のスキルと、公平公正に事実確認にあたるマインドが必要です。相談窓口担当者が相談者に対し「あの人(=行為者)はそんなに悪い人ではない」と公平公正な立場から離れた不適切な言動を行い、会社の損害賠償が認められたケースもあります。

相談窓口担当者に課せられた責任は決して軽いものではありませんし、その対応如何で会社の責任が問われる事態にもなります。会社はハラスメント相談窓口担当者の任命に当たっては、研修を受けさせたり、相談に乗る際のマニュアルを整備したりするなどの対応をしましょう。

職場におけるパワーハラスメントへの事後の迅速かつ適切な対応

相談者から相談を受けた場合は、相談者の了解を得て、事実確認を行っていきます。相談者からの了解なく、行為者や第三者にヒアリングをしないように注意しましょう。とはいえ、事実確認は非常に重要です。それが行われなければ適切な措置を取ることができず、相談者の被害が解決しないのはもちろん、第二第三の被害を生む可能性もありますので、相談窓口担当者は、ハラスメントの問題は組織の問題であることを相談者に伝え、事案解決に向けて協力してほしい旨は伝えましょう。その上で、可能であれば、迅速かつ適切に対応を進めます。

 「迅速かつ適切」とは具体的にどうすればよいのか

様々ありますが、まとめると、下記のようなことが必要になってきます。

・相談から事実確認、事後対応迄速やかに行うこと

・公平中立な立場で事実確認を行うこと

・相談窓口担当者一人に任せず、必要に応じて適任者が対応すること

・相談者のきめ細かいフォローを行うこと

・事実確認の結果に基づいて相談者、行為者にフィードバックすること

・事実が確認できた場合には、行為者に対して必要な懲戒を行うこと

当然ですが、相談の依頼があった際に放置しないように気をつけましょう。相談の依頼があったら、できるだけ速やかに面談を行います。それは、行為者面談も同様です。また、ここでは分かり易く「行為者」と呼んではいますが、事実確認できるまでは、そもそも行為があったかもわかりません。行為者が悪いと決めつけることなく、問題解決に向けて協力してほしい旨を添えて、面談を行いましょう。

なお、行為者面談は、相談窓口担当者が行うのが適切とは限りません。例えば入社5年目の社員に部長クラスが色々と聞かれて答えやすいかというと、お互いに少々難しいのではないかと予想されます。場合によってはハラスメント担当部門の責任者が対応した方が良いことも考えられます。誰が面談を行うのが適切かは、よく考えて対応を進めましょう。

相談者と行為者間で事実に相違がなければ良いですが、もし食い違いがある場合は、第三者面談も行います。ただし、ヒアリングの範囲が広くなるほど、プライバシーを守ることが難しくなりますので、内容にもよりますが、第三者面談は2,3名の間、内容も、事実関係で意見の相違がある部分に限定するなど留意が必要です。

場合によっては事実関係の調査に時間が掛かる場合もあるでしょう。そのような場合は、相談者に途中経過報告を定期的に行うことも重要です。もし、相談者が精神的にかなりダメージを受けており、早期に行為者と引き離すのが良いと考えられる場合は、相談者と相談した上で、事実確認を待たずに緊急避難的な部署異動を行うことも必要でしょう。その場合は、相談によって不利益な取扱いをされたと誤解が生まれないよう、相談者としっかり話をした上で対応してください。また、場合によっては、産業医面談をセッティングするなど、メンタルヘルス不全にも備えましょう。

事実確認の結果、ハラスメント行為が認められた場合には、行為者にしっかりと注意することが必要です。仕事ができるからとここを曖昧にしておくと、被害が繰り返され、問題がさらに大きくなります。被害者が増え、行為者も懲戒解雇せざるを得なくなる場合もあるでしょう。そうならないためにも、どの言動がどのように良くなかったのか具体的に伝え、理解を促し、懲戒規定に則って適正な処分をすることが必要です。

 再発防止まで行って初めて対応したといえる

事案が解決したらそこで終わりではなく、再度、社内へ「ハラスメントをしない・させない・許さない」ことを周知啓発していきましょう。事案が解決したからとそこで終わりにしないことです。会社がそのように動くことで、相談者やその他の従業員にも、会社のハラスメント防止に向けた本気度が伝わります。

周知啓発には終わりがありません。

併せて講ずべき措置(プライバシー保護・不利益取扱い禁止)

他にも、パワハラ防止法には、併せて講ずべき措置として、プライバシー保護と不利益取扱いの禁止・周知啓発があります。

ハラスメント相談窓口や担当部門が秘密を守るのはもちろん、行為者面談や第三者面談に当たっては、必ず相談者の同意を得て進めましょう。行為者や第三者から情報が漏れないように、面談の際にはしっかりと秘密の遵守について伝えることも重要です。また、面談した内容は担当部署にて保管すると思いますが、紙であれば鍵付きのキャビネットに、データであれば担当しか見られないようパスワードをかけるなど、厳重に保管しましょう。

相談者や情報提供者が不利益取扱いを受けたと感じないような対応も必要です。人事異動が必要な場合、行為が認められたのであれば、基本的には行為者側が異動することになります。業務内容によって一律な対応は難しいこともあるかと思いますが、少なくとも、相談者が異動する前提で話は進めずに、相談者としっかり相談しながら進めましょう。

パワハラ対策強化は中小企業の強みになる

パワハラ防止法について、中小企業が具体的に行うべきことをお伝えしました。なかなか大変に感じるかもしれませんが、中小企業こそ、パワハラ対策をしっかり行うことが重要です。就活生にとって、会社の雰囲気が良いことは会社選びの判断材料の大きな一つです。誰もパワハラが起こっているような会社に就職したいとは思いません。パワハラ防止法により、中小企業にパワハラ防止措置が義務付けられることを契機にしっかりと対策を行い、それをアピールすることが、御社の強み作りに繋がるでしょう。

咲良美登理事務所 代表 咲良美登理

社会保険労務士。21世紀職業財団認定ハラスメント防止コンサルタント。中小企業を中心に、ハラスメント相談窓口サービスや窓口担当者養成講座の提供、事案解決サポートや人材育成研修など、ハラスメント対策を起点とした生産性向上のコンサルティングを行っている。
ご相談・お問い合わせ▶https://sakura-midori.jp/contact